แนะนำ 5 เช็คลิสต์เคล็ดไม่ลับที่คุณควรรู้ก่อนจองห้องประชุม

เชื่อว่าใครหลายคนคงเคยสงสัยว่า “ห้องประชุมที่ดีควรมีองค์ประกอบอะไรบ้าง” แน่นอนไม่ว่าจะเป็นคุณหรือใครๆ ก็สามารถค้นหาห้องประชุมดีๆ ในกรุงเทพได้ด้วยตนเอง แต่การที่จะหาห้องประชุมได้ซักห้องหนึ่ง คุณควรคำนึงถึงความเหมาะสมต่อการใช้งานให้ตรงกับไลฟ์สไตล์ขององค์กรหรือบริษัทของคุณเอง พร้อมกับการเดินทางที่สะดวกหรือไม่อย่างไร

โดยทางสถานที่นั้นควรจะมีองค์ประกอบในหลากหลายด้าน มีสิ่งที่เอื้ออำนวยความสะดวกเพื่อสร้างแรงจูงใจใหม่ๆ ในการประชุมของคุณ ที่จะทำให้คุณได้เปิดโลกใบใหม่พร้อมกับการทำงานอย่างราบรื่น สะดวกสบาย ดังนั้นเรามีเคล็ดลับที่คุณควรรู้ก่อนจองห้องประชุมที่จะเป็น checklist ให้คุณได้เตรียมความพร้อมในการค้นหาห้องประชุมที่เหมาะสมก่อนวันจัดงานจริงกัน

1. อุปกรณ์สิ่งอำนวยความสะดวกที่จำเป็นต้องใช้ในการประชุม

อุปกรณ์สิ่งอำนวยความสะดวกเป็นสิ่งจำเป็นที่ขาดไม่ได้เมื่อมีการจัดการประชุมขึ้น และเมื่อในระหว่างที่การประชุมของคุณได้เริ่มต้นขึ้นสิ่งสำคัญที่สุดคือ ไม่ควรเกิดความผิดพลาดทางด้านเทคนิค ซึ่งถ้าคุณมีเวลาได้ไปตรวจสอบสถานที่ห้องจัดประชุมจริงก่อนสักหน่อยนึง คุณก็ควรที่จะทดสอบระบบ Audio and Visual ของสถานที่เพื่อให้เกิดความพร้อมก่อนวันจัดการประชุมจริง ซึ่งทางห้องประชุมของสถานที่ก็ควรมีกระดาน Whiteboard  Projector และ WiFi ที่จะช่วยให้การประชุมออกมาราบรื่นและจะทำให้งานของคุณประสบความสำเร็จพร้อมความประทับใจของแขกผู้เข้าร่วมการประชุมอีกด้วย

2. อาหารว่างและเครื่องดื่ม

อาหารว่างและเครื่องดื่มเป็นสิ่งสำคัญที่ไม่แพ้กันในเรื่องการจัดประชุม ซึ่งสำหรับสถานที่ที่มีบริการอาหารไว้ให้อยู่แล้วจะทำให้คุณและแขกผู้เข้าร่วมการประชุมไม่เป็นกังวลเกี่ยวกับอาหารว่างและเครื่องดื่มที่จะสร้างการผ่อนคลายระหว่างวันการประชุมอันเป็นการก่อให้เกิดความประทับใจหรือเพื่อเป็นการลดระดับความเข้มข้น ความเคร่งเครียดจากการประชุมลงได้

3. Location ที่เหมาะสม

Location เป็นอะไรที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งในการจัดประชุม ซึ่งคุณควรเลือกสถานที่ที่สามารถเดินทางได้สะดวกที่สุดหรือเอื้ออำนวยต่อการเดินทางของผู้เข้าร่วมการประชุม คุณควรเลือกสถานที่ห้องประชุมที่ตั้งอยู่ในย่านถนนชื่อดังในกรุงเทพฯ เช่น สีลม ราชดำเนิน ทองหล่อหรือสุขุมวิท เป็นต้น ยิ่งใครที่กำลังมองหาห้องประชุมในกรุงเทพฯอยู่ คุณควรคำนึงถึงเรื่องความสำคัญของการเดินทางเป็นหลัก ควรมีการวางแผนการเดินทาง มีการนัดหมายก่อนเวลาการประชุมจริง รวมถึงการเลือกสถานที่ที่มีช่องทางในการเดินทางให้เลือกหลากหลายไม่ว่าจะเป็น BTS หรือ MRT นอกจากนี้ยังเป็นข้อได้เปรียบอีกอย่างหนึ่ง หากทางสถานที่ที่จัดการประชุมมีบริการที่จอดรถให้ในจำนวนมากเพื่อรองรับแขกผู้เข้าร่วมการประชุมที่พารถส่วนตัวมา และนี่จะเป็นอีกหนึ่งเคล็ดไม่ลับที่จะสร้างความแตกต่างในการจัดประชุมให้กับคุณ

4. ขนาดของพื้นที่ห้องจัดประชุม

ไม่ว่าคุณกำลังวางแผนที่จะจัดการประชุมในรูปแบบไหน สิ่งสำคัญที่ห้ามลืมคือ คุณควรคำนึงถึงจำนวนแขกผู้เข้าร่วมการประชุม เมื่อคุณทราบจำนวนตัวเลขของผู้เข้าร่วมการประชุมที่แน่นอนแล้ว สิ่งที่คุณต้องเสาะหาต่อไปคือ ขนาดพื้นที่ของห้องประชุม เพราะถ้าขนาดพื้นที่ของห้องประชุมคับแคบเกินไปมันก็จะทำให้แขกผู้เข้าร่วมการประชุมภายในงานเกิดความอึดอัดทำให้ผู้เข้าร่วมการประชุมไม่มีสมาธิเพ่งเล็งต่อการประชุมอันทำให้บรรยากาศในการประชุมเสียไปด้วย แต่ถ้าขนาดพื้นที่ของห้องประชุมที่กว้างมากเกินไปมันไม่เพียงแต่มอบความสบายที่มากที่สุดให้แก่แขกผู้เข้าร่วมการประชุมเพียงแค่นั้น แต่อาจจะมอบความเคลิบเคลิ้มจนทำให้แขกผู้เข้าร่วมการประชุุมของคุณเผลอหลับเข้ายานไปโดยปริยาย และทางสถานที่เองก็ควรจัดเรียงรูปแบบโต๊ะเก้าอี้ให้อยู่ในลักษณะที่พอเหมาะพอดีกับห้องที่ใช้ในการจัดประชุมเช่นกันค่ะ

5. ค้นหาเปรียบเทียบราคาที่เหมาะสมหลายๆ สถานที่

ข้อสุดท้ายนี้ คุณควรเลือกสถานที่สำหรับการจัดประชุมที่ให้บริการในราคาที่คุ้มค่าที่สุดจากองค์ประกอบข้างต้น ซึ่งในปัจจุบันคุณสามารถใช้บริการค้นหาสถานที่จาก www.venuee.co ได้ซึ่งจะสามารถทำให้คุณได้ค้นหาสถานที่ที่คุณต้องการได้หลากหลายสถานที่พร้อมๆ กัน จากนั้นคุณก็ส่งคำขอเสนอราคาไปยังสถานที่ที่คุณจะใช้เช่าสำหรับจัดการประชุมเพื่อพูดคุยและเปรียบเทียบราคา โดยปกติแล้วทางสถานที่จะตอบกลับภายใน 24 ถึง 48 ชั่วโมง โดยคุณควรระบุถึงความต้องการและรายละเอียดของงานประชุมที่คุณจะจัด ไม่ว่าจะเป็นอุปกรณ์สิ่งอำนวยความสะดวกที่จะใช้ในการประชุม, อาหารว่างและเครื่องดื่ม, Location, รวมไปถึงขนาดของพื้นที่ เพื่อเป็นการประเมินขอต่อรองราคากับทางสถานที่ที่จะช่วยให้คุณตรวจสอบได้ง่ายและมีความแม่นยำเพิ่มมากยิ่งขึ้นในการเสนอราคาที่ดีนั่นเอง

ซึ่งบทความดีๆมีสาระสำหรับหาห้องประชุม ที่ทาง VenueE ได้เสาะหามาแนะนำให้กับเพื่อนๆทุกคน ซึ่งเพื่อนๆสามารถนำไปใช้เป็น checklist ในการค้นหาห้องประชุมเผื่อสำหรับใครที่กำลังมีปัญหาในการคัดสรรห้องประชุมให้โดนใจทั้งตัวเองและแขกผู้เข้าร่วมการประชุม ซึ่งจากนี้ไม่ว่าคุณจะจัดการประชุมอีกกี่ครั้งก็ตาม เคล็ดลับทั้ง 5 ข้อนี้ จะทำให้คุณลดความเป็นกังวล ช่วยเพิ่มศักยภาพและความน่าเชื่อถือให้แก่ตัวคุณได้มากยิ่งขึ้นค่ะ ส่วนใครหรือเพื่อนๆคนไหนอยากอ่านหรือติดตามบทความใหม่ๆ เพื่อติดตามการอัพเดตสถานที่ใหม่ๆ จาก VenueE ก็สามารถติดตามได้ที่ VenueE Blog  และอย่าลืม Subscibe เพื่อรับข่าวสารใหม่ๆ จากเรา

ที่มา :  VenueE